Hvordan invitere eksterne brukere til Microsoft Teams

Veiledning for deg som administrator (Microsoft 365 Business)

Hva er dette?

Denne veiledningen hjelper deg som administrator med å:

• Invitere eksterne deltakere (for eksempel styremedlemmer eller prosjektpartnere) til et Teams-rom
• Gi tilgang til felles dokumenter og samhandling
• Sikre enkel onboarding via e-post

PS: Denne veiledningen er for Microsoft 365 Business Standard eller høyere.

Hva trenger du fra deltakerne?

Før du kan invitere noen inn i Teams, må du ha:

✅ Fullt navn
✅ E-postadresse (kan være Gmail, Outlook, jobbadresse, osv.)
✅ Gjerne en liten kommentar på hvilken gruppe eller prosjekt de skal tilhøre

Slik inviterer du dem til Microsoft Teams

🟢 Metode 1 – Den enkle måten via Teams

1. Gå til https://teams.microsoft.com
2. Velg riktig team i venstremenyen
3. Klikk på tre prikker (…) ved teamnavnet > «Administrer team»
4. Gå til «Medlemmer» > «Legg til medlem»
5. Skriv inn e-postadressen til deltakeren
6. Trykk «Legg til som gjest»
7. Klikk «Legg til» og deretter «Lukk»

Invitasjonen sendes automatisk til deltakeren på e-post.

🟠 Metode 2 – Avansert via Microsoft 365 Admin-senter

1. Gå til https://admin.microsoft.com
2. Gå til «Brukere» > «Gjestebrukere»
3. Klikk «Legg til en gjest»
4. Fyll inn navn og e-postadresse
5. Klikk «Send invitasjon»

Dette gir deg bedre oversikt hvis du håndterer mange brukere.

Hva skjer for deltakeren?

1. De får en e-post fra Microsoft Teams
2. De klikker på «Bli med i teamet»
3. De logger inn med sin e-post (eller oppretter en gratis Microsoft-konto)
4. De godtar invitasjonen og får tilgang til Teams

Hvis de trenger hjelp: Del lenke til denne veiledningen →
Hvordan bli med i Teams (for deltakere)

Eksempel: E-post du kan sende til deltakeren

Emne: Du er invitert til å bli med i prosjektet vårt på Teams

Hei [Navn],

Du er nå invitert til å bli med i vårt samarbeidsteam på Microsoft Teams.
Du vil snart motta en e-post fra Microsoft med invitasjon – klikk på lenken i e-posten for å logge inn.

Her er en enkel veiledning som forklarer hvordan du kommer i gang:
https://din-nettside.no/veiledning/hvordan-bruke-teams

Gi gjerne beskjed hvis du trenger hjelp!

Vennlig hilsen,
[Ditt navn]

Tips og god praksis for deg som administrator

• ✉️ Bruk alltid samme e-postadresse for hver deltaker (unngå forvirring)
• 🧑‍🤝‍🧑 Lag ett team per forening eller prosjekt for oversikt
• 📁 Bruk kanaler i teamet for struktur: f.eks. «Styremøter», «Dokumenter», «Aktiviteter»
• ✅ Sjekk at deltakerne har fått tilgang under «Administrer team» > «Medlemmer»
• 🔁 Oppdater sentrale veiledninger ett sted (og link fra alle foreningssidene)

Vanlige spørsmål

Kan jeg invitere folk med Gmail eller privat e-post?
Ja! De må bare ha (eller opprette) en Microsoft-konto til e-posten – gratis og enkelt.

Kan jeg se hvem som har godtatt invitasjonen?
Ja, du ser det i Teams under teamets medlemsliste. Gjestebrukere merkes med (Gjeste).

Kan de redigere dokumenter?
Ja, gjestebrukere kan lese, redigere og laste opp dokumenter – avhengig av innstillinger.